Jak przygotować się do przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji w 2024 r. w jednostkach oświatowych? Organizacja prac, dokumentacja i przykładowe zapisy, najczęstsze problemy i nieprawidłowości

Podczas zajęć prowadząca, wieloletnia księgowa, doskonale znająca specyfikę jst i jednostek oświatowych, przedstawi aktualne wymogi prawa dotyczące właściwego przygotowania i przeprowadzenia inwentaryzacji w jednostkach oświatowych, poparte licznymi przykładami w zakresie:

• terminów, metod i częstotliwości inwentaryzacji - zaprezentowane będą czynności niezbędne w celu prawidłowego przygotowania się do inwentaryzacji, jej przeprowadzenia i rozliczenia, także w przypadku uwzględnienia struktury CUW,
• zasad inwentaryzowania środków trwałych, wyposażenia, składników obcych, aktywów pieniężnych, druków ścisłego zarachowania, wartości niematerialnych i prawnych oraz zasobów bibliotecznych,

rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, możliwości przy ujmowaniu wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych, stosowania kompensat czy dokumentowania postępowania poinwentaryzacyjnego.

1. Podstawy prawne i cel przeprowadzenia inwentaryzacji w jednostkach oświatowych.
2. Organizacja inwentaryzacji w jednostkach oświatowych – obowiązkowe czynności, jakie należy wykonać przed, w trakcie i po inwentaryzacji, w tym:

• Opracowanie planu i harmonogramu inwentaryzacji - przykłady.
• Wydanie zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji - wzór.
• Powołanie przewodniczącego oraz członków komisji inwentaryzacyjnej – powierzenie obowiązków przewodniczącemu, jak i członkom komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych.
• Powołanie komisji inwentaryzacyjnej przez kierownika CUW – przykładowe zarządzenie.
• Szkolenie członków komisji inwentaryzacyjnej – przykładowy protokół ze szkolenia.
• Znakowanie składników majątkowych oraz pól spisowych.
• Kompletowanie i odnoszenie na miejsca pierwotne składników majątkowych.
• Przegląd mienia jednostki pod kątem zdjęcia ze stanu składników zniszczonych, zużytych, przeterminowanych, przeznaczonych do sprzedaży czy nieodpłatnego przekazania.
• Kontrola zarządcza w zakresie odpowiedzialności osób materialnie odpowiedzialnych, w tym oświadczenie wstępne i poinwentaryzacyjne osoby materialnie odpowiedzialnej oraz umowa o odpowiedzialności i wspólnej odpowiedzialności materialnej - wzory.
• Oświadczenie o ujęciu w ewidencji wszystkich dowodów przychodu i rozchodu – wzór.

3. Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji w jednostkach oświatowych.
4. Metody inwentaryzacji, w tym zasady:

• Spisu z natury:
  • inwentaryzacja środków trwałych na terenie strzeżonym,
  • inwentaryzacja nieruchomości (budynki, boiska sportowe, tereny rekreacyjne, ogrodzenia, place zabaw, obiekty małej architektury itp.),
  • wniosek o uzgodnienie danych dotyczących nieruchomości – wzór,
  • inwentaryzacja kasy,
  • inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych w szkole,
  • inwentaryzacja laptopów przekazanych czwartoklasistom,
  • inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych, w tym pomocy dydaktycznych,
  • dokumentowanie spisu z natury w jednostce oświatowej i rozliczenie jego wyników,
  • spisu z natury w jednostkach obsługiwanych przez CUW,
  • opinia informatyka jako załącznik do protokołu z inwentaryzacji – wzór.
• Potwierdzenia sald – terminy, osoby odpowiedzialne, dokumenty, różnice.
• Weryfikacji - rodzaje środków trwałych i sposób ich inwentaryzacji drogą weryfikacji.

5. Inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania.
6. Inwentaryzacja obcych środków trwałych.
7. Inwentaryzacja składników, z których nauczyciele lub uczniowie korzystają poza jednostką.
8. Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych na poszczególnych etapach.
9. Protokół różnic inwentaryzacyjnych – kto sporządza? Przykłady.
10. Końcowe wnioski i rekomendacje.
11. Kontrola i nadzór na poszczególnych etapach inwentaryzacji.
12. Ujmowanie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych, ich wycena oraz uproszczenia i zasady dokonywania kompensat.
13. Najczęściej popełniane błędy przy czynnościach inwentaryzacyjnych.
14. Odpowiedzialność za zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami - odpowiedzialność kierownika, głównego księgowego i pracowników merytorycznych.
15. Dyskusja.
 

Kierownicy i główni księgowi jednostek oświatowych i jednostek obsługujących/CUW oraz pracownicy merytoryczni – właściwi rzeczowo w zakresie nabywania i zbywania składników majątkowych, znakowania pól spisowych, tworzenia, obiegu i ewidencjonowania źródłowych dokumentów księgowych, a także pracownicy odpowiedzialni materialnie, wchodzący w skład komisji inwentaryzacyjnych, kontrolerzy spisowi, rachmistrze spisowi, magazynierzy i intendenci, wszyscy zainteresowani tematyką szkolenia.

Ekonomistka, pedagog, specjalistka z zakresu finansów publicznych, długoletnia księgowa w jst. Autorka artykułów i trener w dziedzinie finansów publicznych oraz rachunkowości. Wykładowca na uczelni wyższej. Praktyk, który dzięki swemu wieloletniemu doświadczeniu przekazuje w sposób jasny i przystępny, sprawdzone metody w pracy służb księgowych. Wieloletni ekspert w FRDL wysoko oceniany przez uczestników szkoleń.