Postępowanie z dokumentacją pracowniczą w świetle wytycznych archiwów państwowych

Podczas szkolenia przedstawimy szczegółowo zasady postępowania z dokumentacją dotyczącą spraw pracowniczych w zakresie jej ewidencjonowania i przechowywania w komórkach organizacyjnych i archiwum zakładowym/składnicy akt., zgodnie z zobowiązującymi przepisami prawa. Omówimy min. kwestie metod archiwizacji tej kategorii dokumentów, porządkowania oraz procedurę skracania ich okresu przechowywania.

• Pozyskanie, uzupełnienie wiedzy o przepisach prawa regulujących zarządzanie dokumentacją pracowniczą, w tym akt osobowych, w szczególności w zakresie procedur elektronizacji. 
• Nabycie umiejętności w zakresie archiwizacji tej dokumentacji w świetle wymagań archiwów państwowych oraz ustalania okresów przechowywania.
• Możliwość skonsultowania z ekspertem problematycznych kwestii z zakresu omawianego tematu.

1. Pojęcie dokumentacji pracowniczej przed 1 stycznia 2019 r. a rodzaje dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r.
2. Regulacje prawne w zakresie postępowania z dokumentacją pracowniczą:
• Kodeks pracy i akty wykonawcze do Kodeksu pracy.
• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi.
• Regulacje szczególne (np. ustawy o służbie cywilnej, o pracownikach samorządowych, RODO).
• Wytyczne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
3. Układ, gromadzenie i elektronizacja dokumentacji pracowniczej:
• Zasady układu i zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie).
• Czy możliwe są „hybrydowe” akta osobowe?
• Techniczne aspekty elektronizacji akt osobowych, wymagania wobec systemów teleinformatycznych.
4. Wartościowanie archiwalne i skracanie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej:
• Wartość archiwalna dokumentacji pracowniczej.
• Zasady skracania okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej.
• Którym dokumentom wydłuża się czas przechowywania a którym skraca i od czego to zależy?
• Jaki jest wpływ regulacji z 2018 roku na akta osobowe prowadzone przed 2019 rokiem, w szczególności te w archiwach?
5. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej:
• Zasady kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracowników ponownie zatrudnianych.
• Zasady zabezpieczania i ochrony dokumentacji pracowniczej.
• Zasady udostępniania i wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikom oraz osobom uprawnionym.
• Porządkowanie akt osobowych.
• Czy, kiedy i co można wyjmować z akt osobowych, w szczególności archiwalnych akt osobowych?
• Sposób ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej na potrzeby archiwalne.
• Sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej w archiwach.
6. Odpowiedzi na pytania.
 

Pracownicy komórek do spraw pracowniczych (osobowych), koordynatorzy czynności kancelaryjnych, archiwiści lub osoby odpowiedzialne za archiwizację dokumentacji, kadra kierownicza.

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”, współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Wydawnictwo C.H.Beck, 2023).