Dokumentacja pracownicza od A do Z

Zobacz szkolenia z kategorii:
Kadry, prawo pracy, płace

W trakcie szkolenia, w szczegółowy sposób, zostaną omówione zasady dotyczące zakresu, sposobu i warunków prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej, zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak i elektronicznej, procedury dotyczące zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, ze szczególnym uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji elektronicznej oraz kwestie związane z udostępnianiem, wydawaniem i niszczeniem dokumentacji pracowniczej w związku z konwersją postaci dokumentacji lub zakończeniem ustawowego okresu jej przechowywania. Szkolenie uwzględnia aktualny stan prawny w omawianym zakresie oraz najświeższe stanowiska MRPiPS oraz PIP oraz UODO. Podczas szkolenia omówione zostaną także przepisy wprowadzone na mocy tzw. Koronaustawy i jej kolejnych nowelizacji (TARCZ ANTYKRYZYSOWYCH), które rzutują na obowiązki w sferze zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Niebawem akta osobowe zostaną rozbudowane o nową część E, w której gromadzone będą dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Ponadto, w dokumentacji pracowniczej pojawi się szereg nowych dokumentów związanych z pracą zdalną oraz korzystaniem z nowych uprawnień związanych z wdrożeniem dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy (dyrektywa Nr 2019/1152) oraz dyrektywy w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów (dyrektywa Nr 2019/1158).

W skład materiałów wchodzą wzory licznych dokumentów standardowo zamieszczanych w dokumentacji pracowniczej, w tym również wzory dokumentów odpowiadających wymogom nowych przepisów związanych m.in. z pracą zdalną, urlopem opiekuńczym, zwolnieniem z tytułu siły wyższej, korzystaniem z uprawnień związanych z rodzicielstwem!!!

rozwiń

Cele i korzyści

Przekazanie szczegółowych informacji na temat istoty najnowszych zmian w sferze prawa pracy, zarówno tych, które już weszły w życie, jak i tych, które dopiero wejdą w życie w trakcie obecnego roku kalendarzowego.
Zdobycie wiedzy niezbędnej do należytego stosowania nowych przepisów w praktyce.
Nowe regulacje zostaną omówione na tle praktycznych przykładów, co umożliwia lepsze zrozumienie ich istoty.
Próba rozstrzygnięcia wielu kontrowersji pojawiających się na tle zmieniającej się regulacji prawnej, odnosząc się przy tym do poglądów doktryny oraz stanowisk MRPiPS oraz PIP.

Podczas szkolenia dowiesz się m.in.:

Jakie rodzaje dokumentów będą gromadzone w nowej części E akt osobowych?
Jak długo należy przechowywać w aktach osobowych dokumenty potwierdzające pozytywny wynik kontroli lub badania na obecność w organizmie pracownika alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu?
Jakie nowe dokumenty związane z pracą zdalną będziemy przechowywać w dokumentacji pracowniczej?
Jak po zmianie przepisów sformułować treść tzw. informacji dodatkowej (informacji o warunkach zatrudnienia)?
Jakie nowe dokumenty będą przechowywane w dokumentacji pracowniczej po wdrożeniu dyrektyw Nr 2019/1152 i 2019/1158?
Z jakich ułatwień będą mogli skorzystać pracownicy składający wnioski w przedmiocie uprawnień związanych z rodzicielstwem?
Jakie wnioski pracownicy wykonujący pracę zdalnie będą mogli składać w postaci elektronicznej?
Jakie dokumenty i przez jaki okres będą przechowywane w dokumentacji pracowniczej w związku z kontrolą pracowników na obecność alkoholu i środków podobnie działających do alkoholu?
Czy skierowanie na badania profilaktyczne może zostać wysłane do pracownika w formie elektronicznej i w jaki sposób przechowywać je w papierowej dokumentacji pracowniczej?
Czy dopuszczalne jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej jedynie dla części załogi, zaś dla pozostałej części załogi w wersji elektronicznej?
Czy umowa o pracę może być zawarta w formie mieszanej (elektroniczny podpis pracodawcy i własnoręczny podpis pracownika) i w takiej postaci przechowywana w aktach osobowych?
Przez jaki okres należy przechowywać listy obecności i harmonogramy czasu pracy oraz czy należy je przechowywać w dokumentacji pracowniczej?
Czy wymóg elektronicznej dokumentacji spełnia zbiór zeskanowanych dokumentów posegregowanych w katalogach systemu operacyjnego?
Na czym polega dostosowanie „starych” akt osobowych (sprzed 2019 r.) do aktualnych wymogów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
Na jakich warunkach pracodawca może połączyć dokumentację pracowniczą z różnych okresów zatrudnienia pracownika ponownie przyjmowanego do pracy?
W jakich przypadkach nie można kontynuować prowadzenia dokumentacji na bazie poprzedniego zbioru w przypadku ponownego zatrudnienia?
Jakie dokumenty związane z korzystaniem z uprawnień związanych z rodzicielstwem przechowujemy w aktach osobowych, a jakie w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy?
W jakiej postaci należy przechowywać wypowiedzenie umowy o pracę opatrzone podpisem kwalifikowanym w sytuacji, gdy pracodawca prowadzi papierowe akta osobowe?
Czy każdy dokument związany z zatrudnieniem powinien być przechowywany wyłącznie w postaci odpisu lub kopii?
Jakie konsekwencje wynikają z zasady zamkniętego charakteru katalogu dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy?
W jaki sposób dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej i odwrotnie?
Jakie dokumenty niewymienione w przepisach rozporządzenia można przechowywać w aktach osobowych?
Czy poszczególne części dokumentacji pracowniczej można prowadzić w formie mieszanej, tj. częściowo w postaci elektronicznej a częściowo papierowej?
Jakich reguł wynikających z RODO należy przestrzegać przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej?
Jak ustalać okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od okresu zatrudnienia pracownika?
Czy można przechowywać w aktach osobowych dane zgormadzone przed wejściem w życie RODO?
Czy w aktach osobowych można przechowywać notatki służbowe?
Czy w aktach osobowych można przechowywać odpisy/kopie świadectw pracy z poprzednich zakładów pracy pracownika?
Jak przechowywać e-zwolnienia?
Jak udokumentować okres pracy za granicą wpływający na zakres uprawnień pracowniczych w kraju?
Jaka jest podstawa prawna przechowywania skierowań i orzeczeń lekarskich wydanych na rzecz innego pracodawcy?
Czy w aktach osobowych należy przechowywać korespondencję z komornikiem?
Gdzie należy przechowywać tytuły egzekucyjne?
Czy umowa o pracę może zostać sporządzona w języku obcym?
Czy pracodawca jest zobowiązany tworzyć zakresy obowiązków (czynności) i jak powinny one wyglądać?
Gdzie przechowywać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz klauzulę informacyjną RODO?
Czy dokumenty zgłoszeniowe ZUS i US należy przechowywać w części B akt osobowych?
Czy pracownik może zachować oryginały zaświadczeń (certyfikatów, dyplomów) o ukończeniu kursów lub szkoleń, na które został wysłany przez pracodawcę?
Czy w aktach pracownika należy przechowywać oryginał czy kopię zaświadczenia o szkoleniu okresowym bhp?
Czy należy odnotowywać liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowego czasu pracy?
Jaka wygląda procedura odbioru całości dokumentacji lub jej części oraz procedura wydawania jej kopii?
Jak zgodnie z obecnymi przepisami wystawić duplikat świadectwa pracy?
Jakie są zasady wystawiania świadectwa pracy i jego korekty?
Jak przebiega proces wydawania dokumentacji lub jej części pracownikowi, byłemu pracownikowi i członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika?
W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać całość lub część dokumentacji członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika?
W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi/byłemu pracownikowi odpis całości lub części dokumentacji pracowniczej?
Jak często pracodawca jest zobowiązany wydawać całość lub część dokumentacji pracowniczej na wniosek uprawnionych osób?
W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wgląd do dokumentacji pracowniczej? Czy pracodawca może pobierać opłatę za wydanie odpisu dokumentacji pracowniczej?
Jakim organom i podmiotom zewnętrznym pracodawca zobowiązany jest udostępniać dokumentację pracowniczą?
Jakie warunki techniczne (w tym temperatura i wilgotność powietrza) należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji papierowej?
Jakie warunki techniczne należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej?
Czy pracodawca po przejściu na formę elektroniczną prowadzenia dokumentacji może zobowiązać pracownika do uzyskania podpisu elektronicznego?
Jakie formaty kompresji należy stosować w przypadku przenoszenia uporządkowanego zbioru dokumentów pomiędzy systemami lub wysyłania ich na odległość?
Jakie wymogi techniczne musi spełniać dokument przekonwertowany na postać elektroniczną?
Czy pracownik/były pracownik może zażądać wydania dokumentacji lub jej części w postaci elektronicznego odpisu, jeżeli dokumentacja prowadzona była w formie papierowej i odwrotnie?
Jakie informacje powinny znaleźć się w informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku pracodawcy, który utworzył regulamin pracy, a jakie w przypadku pracodawcy niezobowiązanego do jego utworzenia?
W jakich przypadkach okres przechowywania dokumentacji ulega wydłużeniu?
Jakiej grupie pracowników pracodawca jest zobowiązany wydać informację o długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Jak liczyć okres roku nienagannej pracy uprawniający do usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową?
W jakich przypadkach dokumentacja pracownicza ponownie zatrudnionego pracownika podlega dwom różnym okresom przechowywania?
Czy plan urlopu należy do kategorii dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, przechowywanych w dokumentacji pracowniczej?
Jakie reguły rządzą przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w okresie przejściowym?
Jakie są okresy przechowywania kart ewidencji czasu pracy w okresie przejściowym?
Jakie dodatkowe zbiory dokumentów – poza dokumentacją pracowniczą – jest zobowiązany prowadzić pracodawca?

rozwiń

Program

1. Pojęcie i zakres dokumentacji pracowniczej.
2. Ochrona danych osobowych w stosunkach pracy:

dane, których może żądać pracodawca od kandydata do pracy i pracownika,
dane zwykłe oraz dane wrażliwe, w tym dane biometryczne,
dane pozyskiwane na podstawie przepisów prawa i/lub zgody osoby, której dotyczą.

3. Zasady prowadzenia akt osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy:

warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
papierowa i elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej,
okresy przechowywania,
udostępnianie i wydawanie dokumentacji osobom uprawnionym,
ustawa o języku polskim a dokumentacja pracownicza,
przechowywanie dokumentacji nieprzewidzianej w przepisach,
niszczenie dokumentacji pracowniczej.

4. Omówienie poszczególnych dokumentów wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, zasad ich tworzenia oraz związanych z nimi praw i obowiązków stron stosunku pracy, w tym nowej części E akt osobowych.
5. Najczęstsze błędy związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.
6. Odpowiedzialność za naruszenie przepisów o dokumentacji pracowniczej.

rozwiń

Adresaci

Pracodawcy i pracownicy, zwłaszcza osoby zajmujące się obsługą kadrowo-płacową instytucji publicznych i przedsiębiorstw, wszystkie osoby, które chcą poszerzyć swą wiedzę z omawianego tematu.

rozwiń

Informacje o prowadzącym

Doktor nauk prawnych, były wieloletni pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, członek Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy, biegły sądowy z zakresu stosunku pracy z elementem międzynarodowym (międzynarodowe prawo pracy), wykładowca, szkoleniowiec, konsultant, autor książek oraz wielu publikacji ukazujących się w fachowej literaturze prawniczej z dziedziny prawa pracy i prawa spółek, laureat „Złotych Szelek” za wyjaśnianie skomplikowanych problemów prawnych zrozumiałym i klarownym językiem.

rozwiń

Powrót do listy