AI w pracy przewodniczącego rady – od przygotowania sesji po analizę uchwał i dokumentację obrad. Śląskie Forum Przewodniczących Rad Gmin I Powiatów.

Serdecznie zapraszamy członków Śląskiego Forum Przewodniczących Rad Gmin i Powiatów na praktyczne szkolenie poświęcone wykorzystaniu sztucznej inteligencji w codziennej pracy przewodniczącego rady.

Podczas spotkania pokażemy, w jaki sposób narzędzia AI mogą wspierać przygotowanie i organizację sesji, prowadzenie obrad, pracę z dokumentacją oraz wstępną analizę projektów uchwał. Szczególny nacisk położymy na rozwiązania, które mogą usprawnić pracę przewodniczącego i biura rady, jednocześnie nie zastępując kompetencji przewodniczącego, radnych ani obsługi prawnej.

Uczestnicy zobaczą m.in., jak wykorzystywać AI do tworzenia harmonogramów i checklist sesyjnych, przygotowywania scenariuszy prowadzenia obrad, porządkowania materiałów, opracowywania transkrypcji i podsumowań czy porównywania kolejnych wersji dokumentów. Ważnym elementem szkolenia będą również ograniczenia i ryzyka związane z wykorzystaniem AI, w szczególności przy interpretacji prawa, ocenie legalności uchwał oraz pracy z materiałami wymagającymi szczególnej dokładności.

Szkolenie będzie miało charakter praktyczny – uczestnicy będą pracować na przykładach i scenariuszach bezpośrednio związanych z funkcjonowaniem rady.

Prosimy pamiętać o zabraniu własnego laptopa, ponieważ znaczną część szkolenia będą stanowiły ćwiczenia praktyczne.

Celem spotkania jest przede wszystkim:
• pokazanie praktycznych możliwości wykorzystania AI w organizacji pracy przewodniczącego rady;
• przygotowanie uczestników do świadomego korzystania z AI na etapie przygotowania sesji, prowadzenia obrad oraz opracowywania dokumentacji;
• rozwinięcie umiejętności tworzenia przy pomocy AI harmonogramów, checklist, scenariuszy obrad i komunikatów dla radnych;
• przedstawienie możliwości wykorzystania AI do transkrypcji, streszczania oraz porządkowania materiału powstającego podczas sesji;
• nauczenie bezpiecznego wykorzystywania AI do wstępnej analizy i porównywania projektów uchwał;
• wskazanie granic stosowania AI oraz sytuacji, w których niezbędna jest decyzja człowieka lub konsultacja z obsługą prawną.
Udział w spotkaniu daje uczestnikom konkretne korzyści:
• sprawniejsza organizacja sesji – wykorzystanie AI do przygotowywania harmonogramów, porządków pracy, checklist oraz kompletowania materiałów;
• lepsze przygotowanie do prowadzenia obrad – możliwość opracowania scenariuszy, pytań oraz wariantów reakcji na trudne i konfliktowe sytuacje;
• oszczędność czasu przy pracy z dokumentacją – wsparcie przy transkrypcjach, podsumowaniach, zestawieniach i projektach protokołów;
• sprawniejsza analiza dokumentów – szybkie porównywanie wersji projektów uchwał, identyfikowanie niespójności oraz przygotowywanie pytań do projektodawców;
• większa świadomość ryzyka – wiedza, kiedy można korzystać ze wsparcia AI, a kiedy konieczna jest weryfikacja człowieka lub profesjonalna ocena prawna;

Blok I. AI jako asystent organizacji sesji rady
• wykorzystanie AI do przygotowania projektu harmonogramu sesji;
• porządkowanie propozycji punktów porządku obrad;
• tworzenie checklist organizacyjnych przed sesją;
• zestawianie dokumentów wymaganych do poszczególnych punktów obrad;
• przygotowywanie pytań kontrolnych do przekazanych materiałów;
• analiza kompletności pakietu sesyjnego;
• przygotowywanie komunikatów i informacji organizacyjnych dla radnych;
• granice wykorzystania AI – interpretacja prawa, ocena legalności i odpowiedzialność człowieka.
Warsztat: przygotowanie pakietu organizacyjnego przykładowej sesji rady.
Blok II. Prowadzenie obrad z wykorzystaniem AI – scenariusze i sytuacje trudne
• przygotowanie scenariusza prowadzenia sesji;
• tworzenie neutralnych formuł otwierania, prowadzenia i zamykania dyskusji;
• porządkowanie pytań, argumentów i stanowisk pojawiających się podczas debaty;
• wykorzystanie AI do przygotowania się na potencjalne sytuacje konfliktowe;
• opracowywanie wariantów reakcji na zakłócenia przebiegu obrad;
• jasne i bezstronne komunikowanie decyzji proceduralnych;
• granice wykorzystania AI w sporach proceduralnych i prawnych.
Warsztat: symulacja trudnej sesji oraz przygotowanie wariantów reagowania na sytuacje problemowe.
Blok III. Dokumentacja sesji i analiza projektów uchwał przy pomocy AI
• możliwości wykorzystania AI do transkrypcji nagrań i identyfikowania wypowiedzi;
• tworzenie projektu podsumowania i protokołu z obrad;
• wyodrębnianie wniosków, głosowań, ustaleń i zadań;
• różnice pomiędzy transkrypcją, streszczeniem a formalnym protokołem;
• najczęstsze błędy AI: pominięcia, zmiana znaczenia oraz błędne przypisanie wypowiedzi;
• obowiązek weryfikacji materiałów przygotowanych przez AI;
• wstępna analiza struktury projektu uchwały;
• identyfikowanie terminów, obowiązków, definicji i odesłań;
• wykrywanie niespójności redakcyjnych oraz porównywanie kolejnych wersji projektu;
• przygotowywanie listy pytań do projektodawcy;
• sprawdzanie spójności uzasadnienia z treścią projektu;
• AI jako narzędzie wspierające analizę dokumentu, a nie zastępujące obsługę prawną.
Warsztat: analiza przykładowego projektu uchwały oraz przygotowanie zasad weryfikacji materiałów utworzonych przy pomocy AI.

Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do przewodniczących rad gmin, powiatów i sejmików województw, ale także do przewodniczących komisji, radnych, sekretarzy, pracowników obsługujących biura rad oraz urzędników współpracujących z radami.

Specjalista w kilku dziedzinach praktycznych zastosowań prawa i technik cyfrowych np.: Sztuczna Inteligencja (SI), zaawansowany Excel, prawo nowych technologii, prawa autorskiego, Ochrony Danych Osobowych, dostęp do informacji publicznej, techniki i technologie przeprowadzania zajęć online, grafika komputerowa. W ocenach i  opiniach działalności szkoleniowej Uczestnicy podkreślają umiejętności jasnego i prostego przedstawiania nawet mocno skomplikowanych i złożonych tematów i zagadnień, profesjonalizm i głębokie zrozumienie tematu oraz swobodę i łatwość w przekazywaniu kluczowych treści.