2. Sekretariat jako centrum zarządzania przepływem informacji - w tej części szkolenia uczestnicy poznają zasady przepływu informacji pisemnych, telefonicznych, ustnych, redagowania dokumentów urzędowych oraz przećwiczą ich tworzenie w formie warsztatów.
• Przepływ informacji.
• Proces komunikacji (nadawanie komunikatów, aktywne słuchanie, mowa ciała).
• Rozmowy telefoniczne (etykieta telefoniczna, anonsowanie rozmów, filtrowanie rozmów, umawianie spotkań, pozyskiwanie i udzielanie informacji przez telefon, ochrona informacji).
• Rodzaje pism urzędowych, elementy składowe pism, części pisma, protokoły, sprawozdania, notatki.
• Zasady profesjonalnego tworzenia pism urzędowych.
3. Planowanie i organizacja pracy sekretariatu – w tej części szkolenia uczestnicy dowiedzą się w jaki sposób efektywnie zarządzać sobą w czasie, zaplanować dzień, tydzień, miesiąc pracy, w jaki sposób zarządzać kalendarzem przełożonych.
• Zasady dobrej organizacji pracy własnej i pracy przełożonych - jak efektywnie zarządzać sobą w czasie.
• Zasady efektywnego zarządzania kalendarzem przełożonych - kształtowanie umiejętności podejmowania decyzji.
• Złodzieje czasu - jak eliminować?
4. Kreowanie wizerunku profesjonalnego pracownika sekretariatu – urzędowy savoir-vivre – z tej części szkolenia uczestnicy dowiedzą się, jak ważne jest ich stanowisko pracy w procesie kształtowania dobrego wizerunku urzędu, w jaki sposób przygotować spotkanie służbowe, przywitać gości, dobrać garderobę.
• Urzędowy savoir-vivre – podstawowe zasady.
• Przywitanie gości, dbanie o dobry wizerunek urzędu.
• Zasady precedencji (pierwszeństwa) – hierarchia stanowisk i funkcji, zasady pierwszeństwa podczas powitania, przedstawiania, zasiadania przy stole.
• Zasady dress codu – co klientom urzędu mówi mój ubiór, zasady profesjonalnego doboru garderoby.
• Organizacja spotkań służbowych.
Dzień 2
5. Trudne sytuacje w obsłudze klientów urzędu – z tego modułu uczestnicy dowiedzą się w jaki sposób profesjonalnie obsługiwać różnych klientów urzędu. - profesjonalna komunikacja a kształtowanie wizerunku urzędu.
• Umiejętność słuchania – trzy poziomy słuchania, słuchanie aktywne, osiem ukrytych programów.
• Sztuka zadawania pytań – pytania kartezjańskie, metoda C5, model GROW, analiza transakcyjna Ericka Bern'a.
• Komunikacja niewerbalna i jej wpływ na komunikację.
• Sztuka asertywności – podstawowe zasady asertywności, techniki asertywnej rozmowy: jestem słoniem; kocham, ale nie dam; zdarta płyta; jujitsu; asertywna odmowa.
6. Profil skutecznej asystentki/asystenta – w tej części uczestnicy poznają swój styl pracy, dowiedzą się jak sobie lepiej radzić pracy z sytuacjami stresowymi. - analiza własnego stylu pracy i działania.
• Praca w stresie.
• Sposoby radzenia sobie w sytuacjach stresowych.
7. Praktyczne zasady zarządzania sobą w czasie – w tej części uczestnicy poznają konkretne metody zarządzania sobą w czasie oraz sposoby na efektywniejszą pracę własną i szefa.
• Metoda ABC, zasada Pareto, Matryca Eisenhovera, zasada 60/40, metoda ALPEN.
• Sporządzanie planów dnia swoich i przełożonych.
• Narzędzia wspomagające zarządzanie sobą w czasie – kalendarze, multiplanery, aplikacje.
• Jak sporządzać profesjonalne notatki ze spotkań.
8. Profesjonalna korespondencja tradycyjna i mailowa – w tej części uczestnicy poznają podstawowe zasady tworzenia pism i korespondencji elektronicznej.
• Redagowanie dokumentacji urzędowej w formie klasycznej (drukowanej).
• Redagowanie dokumentacji urzędowej w formie elektronicznej.
• Ćwiczenia praktyczne w formatowaniu dokumentów urzędowych.
• Prowadzenie terminarza i organizacja spotkań służbowych.
9. Podsumowanie.
KPA, prawo administracyjne, organizacja urzędu, archiwa