Organizacja i funkcjonowanie obiegu dokumentacji w urzędzie w świetle instrukcji kancelaryjnej i na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt

Podczas szkolenia w przystępny sposób zostaną omówione zasady postępowania z dokumentacją w kwestii zarządzania obiegiem dokumentacji w urzędzie zarówno w systemie tradycyjnym, jak i w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją (EZD). Prowadząca przedstawi zasady budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz jego zastosowanie przy klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz w procesie obsługi spraw i teczek z dokumentacją.

• Pozyskanie wiedzy o zasadach organizowania obiegu dokumentacji w jednostce organizacyjnej, obsłudze składów chronologicznych, współpracy między komórkami (stanowiskami pracy) przy realizacji zadań.
• Nabycie praktycznych umiejętności w zakresie zarządzania dokumentacją w urzędzie w systemie EZD i w systemie tradycyjnym.
• Pozyskanie informacji o zasadach rejestracji spraw i obsługi akt.

Istnieje możliwość konsultacji kwestii problemowych dotyczących praktycznego stosowania przepisów dotyczących obiegu dokumentacji w świetle instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt obowiązującego w urzędzie.

1. Stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją.

2. Organizacja obiegu dokumentacji, zadania nadzoru nad przestrzeganiem przepisów instrukcji kancelaryjnej, rola i zadania koordynatorów czynności kancelaryjnych.

3. Pojęcia używane w projekcie instrukcji kancelaryjnej; zasady ogólne wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania spraw.

4. Obowiązujący system kancelaryjny i system wykonywania czynności kancelaryjnych:

1. elektroniczne zarządzanie dokumentacją,
2. system tradycyjny,
3. systemy dziedzinowe,
4. wskazywanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyjątków od niego poprzez wskazywanie klas w JRWA – kazusy.
    

5. Przyjmowanie i rejestracja przesyłek przychodzących – zasady ogólne.

6. Przyjmowanie przesyłek przychodzących, dostarczonych przez operatora pocztowego lub osobiście, w tym zasady otwierania przesyłek.

7. Obsługa przesyłek przychodzących: w postaci papierowej, na informatycznym nośniku danych, pocztą elektroniczną i na ESP.

8. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek.

9. Przekazywanie przesyłek przychodzących przez kancelarię i dekretowanie pism przychodzących, z uwzględnieniem wyjątków.

10. Podstawy budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt i metodyka jego opracowania oraz dokonywania w nim zmian na przykładowych wzorach.

11. Rejestracja spraw oraz grupowanie i znakowanie dokumentacji.

12. Sposoby gromadzenia i przechowywania dokumentacji w oparciu o wykaz akt.

13. Załatwianie spraw i dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw, z uwzględnieniem pracy w systemie tradycyjnym i w systemie EZD oraz współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi.

14. Akceptacja i podpisywanie pism.

15. Wysyłanie pism poza jednostkę organizacyjną.

Pracownicy administracji samorządowej oraz samorządowych jednostek organizacyjnych, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, archiwiści, osoby na co dzień prowadzące sekretariaty i kancelarie.

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”, współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Wydawnictwo C.H.Beck, 2018).