Dokumentacja pracownicza po nowelizacjach kodeksu pracy w 2023 roku. Nowe dokumenty kadrowe i zmieniona struktura akt osobowych

W 2023 roku weszły w życie dwie ważne nowelizacje Kodeksu pracy m.in. praca zdalna, kontrola trzeźwości oraz implementacja dyrektyw UE – 2019/1152 i 2019/1158. Wprowadzone zmiany przepisów generują też nowe dokumenty kadrowe. Podczas planowanych zajęć wykładowca omówi praktyczne konsekwencje tych zmian. Na potrzeby szkolenia, przygotowane zostały opracowane przez eksperta przykłady dokumentów które przeanalizujemy a w formie edytowalnej przekażemy uczestnikom, co umożliwi ich wykorzystanie i/lub dostosowanie do potrzeb danego pracodawcy. Ma to szczególne znaczenie w obliczu nowych konsekwencji karno-wykroczeniowych przewidzianych w znowelizowanym Kodeksie pracy. Dodatkowo – z uwagi na zmianę struktury akt osobowych (nowa część E) - program szkolenia przewiduje omówienie zagadnień związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.

• Zdobycie, uzupełnienie i uporządkowanie wiedzy zakresu prawa pracy z uwzględnieniem ostatnio znowelizowanych przepisów.
• Praktyczne ujęcie konsekwencji wprowadzonych zmian w Kodeksie pracy i rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej.
• Ilustracja przypadków z którymi mogą spotkać się służby kadrowe w związku z nowelizacją przepisów Kodeksu pracy.
• Omówienie wymaganych procedur, polityki i treści nowych dokumentów kadrowych.
• Dostęp do edytowalnych przykładów dokumentów.
• Kontakt z wykładowcą po szkoleniu - szczególnie w razie problemów interpretacyjnych po zmianie przepisów.

1. Przykład postanowień/procedury w regulaminie pracy i dokumentach powiązanych w zakresie kontroli przez pracodawcę obowiązku trzeźwości lub obecności w organizmie pracowników innych substancji działających podobnie do alkoholu.
2. Przykłady dokumentów będących następstwem zmian w Kodeksie pracy, a dotyczących pracy zdalnej:
a) Przykład polecenia pracodawcy o wykonywania pracy zdalnej.
b) Przykład regulacji w zakresie wykonywania pracy zdalnej (przykład procedury/ regulaminu).
c) Przykład zapisów w umowie o pracę lub innych uzgodnień o czasowe wykonywanie pracy zdalnej.
d) Przykład wiążącego wniosku każdej ze stron o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.
e) Przykład postanowień w zakresie przesłanek ustalania wysokości takiego ekwiwalentu lub ryczałtu w związku z kosztami ponoszonymi przez pracownika przy pracy zdalnej.
• Przykład wniosku o praca zdalną „okazjonalną” i odpowiedź pracodawcy.
3. Konsekwencje zmian Kodeksu pracy uchwalonych w 8 lutego 2023 r. w wyniku implementacji:
a) Postanowień dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE. L Nr 186, str. 105). Zakres omawianych zmian obejmie w szczególności:
- Przykład nowych postanowień umowy o pracę, w tym umowy o pracę na okres próbny.
- Przykład informacji dodatkowej do umowy o pracę u pracodawcy z regulaminem pracy lub z obwieszczeniem.
- Przykład wniosku pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy oraz odpowiedzi pracodawcy na w/w wniosek pracownika.
- Przykład wniosku pracownika i odpowiedzi pracodawcy w sprawie uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę na okres próbny.
- Przykład polityki szkoleniowej pracodawcy.
b) Postanowień dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz. Urz. UE. L. Nr 188, str. 79). Zakres omawianych zmian obejmie w szczególności:
- Przykład wniosku pracownika o urlop opiekuńczy.
- Przykład wniosku pracownika o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych.
- Przykład wniosku pracownika o elastyczną organizację pracy i przykłady decyzji pracodawcy (w tym przykłady odmowy).
- Przykład poleceń pracodawcy naruszających nowe ograniczenia dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej.
- Przykład decyzji pracodawcy naruszającej nowe zasady trwałości stosunku pracy kobiet w ciąży i osób korzystających z uprawnień wynikających z funkcji rodzicielskiej.
4. Przykład uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony, konsultacji związkowej.
5. Przykład zapisów w regulaminie pracy w zakresie przerw w pracy.
6. Skutki nowelizacji Kodeksu pracy w zakresie odpowiedzialności pracodawcy za wykroczenia przeciwko prawom pracownika – nowe kategorie wykroczeń w Kodeksie pracy (kazusy).
7. Dokumentacja pracownicza po nowelizacji rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej Dz.U. poz. 2369; (wprowadzenie nowej części E akt osobowych).
8. Ogólne zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej - wynikające z art.94 K.P i szczegółowe zasady z rozporządzenia. Omówienie przykładowych dokumentów w aktach osobowych.

Osoby stosujące przepisy prawa pracy: pracownicy działów kadr i płac, pracownicy działów prawno-organizacyjnych, sekretarze oraz pracodawcy, kadra zarządzająca i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych, przedstawiciele organizacji związkowych.

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego i studiów podyplomowych w zakresie prawa pracy na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. W latach 1994-2007 zawodowo związany z Państwową Inspekcją Pracy (nadinspektor pracy w Sekcji Informacji i Promocji Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku). Stały współpracownik Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego w zakresie szkoleń dotyczących prawa pracy. Od 2010 roku wykładowca przedmiotu: prawna ochrona pracy na studiach podyplomowych (Politechnika Gdańska – Wydział Zarządzania i Ekonomii).