Dokument elektroniczny w urzędzie. Procedury administracyjne, postępowanie z e-dokumentem. Najczęściej pojawiające się wątpliwości i praktyczne przykłady ich rozwiązania

• Dokument elektroniczny, mimo że funkcjonuje w urzędach administracji publicznej od dłuższego czasu nadal postrzegany jest jako dokument „niepełnowartościowy” w stosunku do dokumentu papierowego. 
• Często pojawiają się wątpliwości czy i kiedy może on zastąpić papier, jak udostępnić akta elektroniczne organom czy podmiotom kontrolującym, żądającym dokumentacji papierowej, czy musimy przechowywać oryginalne dokumenty papierowe. 
• Z drugiej strony chętnie posługujemy się emailami, zapominając lub nie będącym świadomym obowiązków i ograniczeń ich wykorzystania w realizacji bieżących zadań w urzędach. 
• A czasem mamy wątpliwości czy i w jaki sposób doręczyć elektronicznie decyzję czy inny dokument stronie postępowania posiadając wyłącznie adres poczty elektronicznej. 
• Te i inne wątpliwości dotyczące postępowania z dokumentem elektronicznym zostaną omówione na kilkudziesięciu przykładach w oparciu o różne procedury: KPA, Ordynacja podatkowa, skargi, wnioski, petycje, informacja publiczna, elektroniczna korespondencja z innymi podmiotami publicznymi wykorzystującymi własne platformy usługowe (PUE ZUS). 
• Zostaną również zaprezentowane plany dotyczące nowych zasad doręczeń elektronicznych. 

1. KPA a dokument elektroniczny: Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa:
 - Doręczanie dokumentów elektronicznych – w jakich sytuacjach ma zastosowanie poczta elektroniczna, a w jakich elektroniczna skrzynka podawcza.
 - Wnoszenie pism do urzędu – metody.
 - Wnoszenie pism w formie elektronicznej – wymaga.
 - Przygotowywanie usług publicznych.
 - Udostępnianie usług publicznych.
 - Dokument elektroniczny a forma papierowa – podobieństwa i różnice.
 - Potwierdzenie złożenia dokumentu: UPP/ UPD – czym się różnią. 
2. Rejestracja przesyłek w urzędzie:
 - Rejestracja przesyłek i rozdzielanie przesyłek w urzędzie.
 - Dekretacje.
3. Akta spraw w aspekcie dokumenty elektronicznego:
 - Rejestracja spraw.
 - Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania.
 - Akta spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD w aspekcie przesyłki elektronicznej.
 - Jedna sprawa w urzędzie.
 - Reorganizacja a akta spraw.
 - Dopuszczalność i możliwości udostępniania dokumentów elektronicznych i akt sprawy.
 - System tradycyjny i EZD a inne systemy teleinformatyczne – gdzie przebiega granica?
 - Przygotowanie i akceptacja pism – dopuszczalność wykorzystania różnych podpisów elektronicznych.
4. Korespondencja wychodząca:
 - Forma załatwiania spraw – szczegółowe omówienie procedur doręczeń elektronicznych i udostępniania pism; praktyczne wykorzystanie platformy ePUAP. Doręczenie elektroniczne z wykorzystaniem adresu email – kiedy i jak wykorzystać.
 - Problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych.
 - Potwierdzenie odbioru pisma.
5. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD): Czynności kancelaryjne w systemie EZD:
 - Otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki.
 - Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki.
 - Odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki.
 - Wprowadzanie metadanych.
 - Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie.
 - Prowadzenie składu informatycznych nośników danych.
 - Wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
 - Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
 - Wysyłka pisma papierowego i elektronicznego.
 - Dekretacja pisma – wyjątki.
 - Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki.
 - Dekretacja zastępcza.
 - Akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa).
 - Podpisanie pisma podpisem elektronicznym.
 - Podpisanie pisma podpisem odręcznym.
 - Zakładanie spraw.
 - Uzupełnianie metadanych.
 - Dekretacja zastępcza.
 - Prowadzenie kompletnych akt sprawy.
 - Prowadzenie metryk spraw.
 - Sporządzanie projektów pism.
 - Dokonywanie akceptacji.
6. Nowe projekty w e-administracji – omówienie projektów mających wpływ na procedury urzędowe:
 - Dyskusja w zakresie bieżących wątpliwości dotyczących elektronizacji procedur w administracji publicznej.
7. Dyskusja.

Pracownicy urzędów gmin, miast, starostw powiatowych, urzędów marszałkowskich i wojewódzkich, samorządowych kolegiów odwoławczych, zakładów ubezpieczeń społecznych, urzędów krajowej administracji skarbowej i innych urzędów w których tworzone są akta spraw.

Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Ma doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych.